Como criar uma matriz RACI com ChatGPT

A atividade tem participantes, mas ninguém sabe quem responde

A reunião termina com quatro áreas envolvidas. Uma pessoa vai preparar o material, duas precisam ser consultadas e a diretoria espera receber a decisão. Quando surge uma pendência, todos aparecem na conversa e ninguém possui autoridade clara para encerrá-la.

Uma matriz RACI ajuda a distribuir quatro formas de participação: quem executa, quem responde pelo resultado, quem precisa ser consultado e quem deve ser informado. O ChatGPT pode organizar um briefing em uma primeira matriz. Ele também pode preencher lacunas com papéis plausíveis que nunca foram aprovados. É aí que o documento elegante vira ficção administrativa.

Este tutorial usa uma conversa comum no ChatGPT e um cenário inteiramente sintético. O caminho funciona com texto colado, sem upload, conector ou recurso em rollout. A saída esperada foi conferida diretamente contra a entrada publicada abaixo. A Júpiter não executou benchmark entre modelos, planos ou interfaces.

O que você vai produzir

O exercício termina com:

inventário de atividades e decisões;
lista de papéis confirmados;
matriz RACI em estado de rascunho;
conflitos e lacunas de autoridade;
perguntas para validação;
auditoria contra o briefing original.

O documento permanece como RASCUNHO PARA REVISÃO. Ele não atribui tarefas, não agenda reuniões e não concede aprovação.

O recorte deste tutorial

A matriz RACI para agentes de IA cobre o ciclo de vida de um agente, incluindo dados, acesso, avaliação, produção, suporte, incidente e desligamento.

O exercício atual é menor. Uma pessoa usa o ChatGPT para preparar a matriz de um projeto delimitado a partir de responsabilidades já registradas. O resultado principal é uma habilidade de gestão e revisão, sem implementação de agente ou integração.

O mapa de stakeholders com ChatGPT ajuda a identificar pessoas afetadas, influência, impacto e informação disponível. A RACI começa quando as atividades e autoridades necessárias estão claras o bastante para distribuir papéis.

Ferramenta, acesso e cuidados com dados

Use o ChatGPT pela web em uma conversa nova. Cole somente o cenário sintético deste artigo.

A documentação oficial da OpenAI recomenda instruções claras, contexto específico, formato de saída e refinamento iterativo. O exercício usa essas orientações numa tarefa de texto. Ele não exige ChatGPT Work, upload, Project ou plano pago específico.

Antes de usar um projeto real:

confirme a conta e o workspace aprovados pela empresa;
retire dados pessoais sem função para a matriz;
não cole estratégia restrita, contratos, dados de cliente ou informação sob NDA sem autorização;
preserve o briefing aprovado no sistema oficial;
registre cargo e autoridade a partir de fonte verificável;
permita que as pessoas corrijam o papel atribuído;
mantenha a versão final fora da conversa;
revise os controles de dados e compartilhamento da conta.

A OpenAI informa que os controles disponíveis dependem do plano, do login e das configurações do workspace. Em serviços empresariais cobertos pela política comercial, o fornecedor declara que os dados do workspace ficam fora do treinamento por padrão. Essa condição não substitui a política interna nem autoriza material restrito.

Cenário sintético do exercício

Copie este briefing fictício:

PROJETO: revisão do processo de cadastro de fornecedores
EMPRESA: Horizonte Componentes
DATA: 01/10/2026
ESTADO: preparação de um teste interno; nenhuma mudança em produção foi aprovada

OBJETIVO DO TESTE
Revisar o formulário atual, identificar campos ausentes e testar um checklist novo com cinco cadastros sintéticos.

ESCOPO CONFIRMADO
- mapear o formulário atual;
- listar campos usados por Compras, Financeiro e Compliance;
- criar um checklist em rascunho;
- testar o rascunho com cinco casos sintéticos;
- registrar divergências e decisões abertas;
- preparar uma recomendação para a diretora de Operações.

FORA DO ESCOPO
- alterar o ERP;
- cadastrar fornecedor real;
- aprovar pagamento;
- mudar política de compras;
- publicar o checklist para toda a empresa.

PAPÉIS E RESPONSABILIDADES CONFIRMADAS
- Helena, diretora de Operações, decide se a recomendação avança para um piloto.
- Rafael, gerente de Compras, mantém o formulário atual e coordena o teste.
- Joana, analista de Compras, documenta o fluxo e prepara os cinco casos sintéticos.
- Marcos, coordenador Financeiro, informa os campos necessários para pagamento e dados bancários.
- Lívia, responsável por Compliance, informa documentos e verificações exigidos pela política vigente.
- Tiago, analista de Sistemas, descreve os campos atuais do ERP. Ele não está autorizado a alterar o sistema neste teste.
- A pessoa que aceitará o checklist final do teste ainda não foi definida.
- A pessoa que consolidará a recomendação executiva ainda não foi definida.

ATIVIDADES CONFIRMADAS
1. inventariar campos do formulário atual;
2. registrar requisitos de Compras;
3. registrar requisitos do Financeiro;
4. registrar requisitos de Compliance;
5. conferir correspondência com os campos atuais do ERP;
6. preparar o checklist em rascunho;
7. criar cinco casos sintéticos;
8. executar o teste documental;
9. registrar divergências;
10. decidir se o checklist do teste foi aceito;
11. consolidar a recomendação;
12. decidir se a proposta avança para piloto.

REGRAS
- cada atividade deve ter no máximo uma autoridade final A;
- não transformar consulta em aprovação;
- não transformar conhecimento técnico em responsabilidade pelo processo;
- não atribuir pessoa onde a fonte diz A DEFINIR;
- não criar atividade fora do escopo;
- não tratar teste interno como mudança aprovada;
- não enviar tarefas, convites ou mensagens;
- toda sugestão nova deve aparecer como PROPOSTA.

A entrada deixa duas responsabilidades abertas. A matriz falha se escolher alguém apenas para completar a tabela.

Passo 1: extraia atividades, entregas e decisões

Envie:

Leia o briefing como uma fonte sintética.

Crie um inventário com uma linha por atividade confirmada e estas colunas:
- número;
- atividade;
- verbo de execução;
- entrega ou decisão verificável;
- entrada necessária;
- pessoa ou função citada;
- autoridade final citada;
- restrição;
- fonte literal no briefing;
- lacuna.

Regras:
- não atribua R, A, C ou I ainda;
- não acrescente atividade comum de mercado;
- não transforme cargo em autoridade sem fonte;
- preserve A DEFINIR quando faltar pessoa;
- separe execução, aceite e decisão de avanço.

A primeira conferência deve encontrar doze atividades. As linhas 10 e 11 mantêm uma lacuna de responsável ou autoridade. A linha 12 possui Helena como autoridade confirmada para decidir sobre avanço ao piloto.

Passo 2: inventarie os papéis confirmados

Use:

Monte um inventário de papéis com estas colunas:
- pessoa;
- função declarada;
- responsabilidade confirmada;
- decisão sob sua autoridade;
- contribuição técnica ou operacional;
- restrição explícita;
- atividades relacionadas;
- informação ainda ausente.

Não amplie autoridade por senioridade.
Não transforme quem fornece requisito em aprovador geral.
Não transforme quem conhece o ERP em dono do processo.

A saída precisa preservar:

Helena decide somente sobre o avanço da recomendação para piloto;
Rafael coordena o teste e mantém o formulário atual;
Joana documenta o fluxo e prepara casos;
Marcos informa requisitos financeiros;
Lívia informa requisitos de Compliance;
Tiago descreve o ERP, sem autorização para alterá-lo;
aceite do checklist e consolidação da recomendação continuam abertos.

Passo 3: aplique as quatro letras com definições explícitas

Antes de montar a tabela, dê ao ChatGPT um contrato curto:

Use estas definições:

R = executa a atividade e produz a entrega.
A = responde pelo aceite ou pela decisão final da linha. Use no máximo um A.
C = precisa ser consultado antes da conclusão.
I = precisa receber a conclusão para coordenar seu trabalho.

Regras adicionais:
- uma pessoa pode ocupar papéis diferentes em atividades diferentes;
- ausência de A deve permanecer A DEFINIR;
- não use A apenas porque a pessoa tem o cargo mais alto;
- não use C como lista de todos os participantes;
- não use I como lista de distribuição decorativa;
- se a atividade mistura duas decisões, sinalize a necessidade de divisão.

A matriz deve descrever participação por atividade. Uma linha chamada “projeto” seria larga demais para mostrar onde a autoridade muda.

Passo 4: gere o primeiro rascunho da matriz

Envie:

Com base somente no briefing e nos inventários conferidos, crie uma matriz RACI.

Colunas:
- atividade;
- entrega ou decisão;
- R;
- A;
- C;
- I;
- evidência do briefing;
- lacuna;
- risco da lacuna.

Use nomes e funções exatamente como aparecem na fonte.
Marque A DEFINIR onde não houver autoridade ou responsável confirmado.
Não crie nova atividade.
Depois da tabela, liste conflitos, linhas sem A e linhas com possível mistura de decisões.
Estado do documento: RASCUNHO PARA REVISÃO.

Um primeiro rascunho defensável pode conter:

| Atividade | R | A | C | I | |---|---|---|---|---| | inventariar campos atuais | Joana | Rafael | Tiago | Marcos, Lívia | | registrar requisitos de Compras | Rafael | Rafael | Joana | A DEFINIR | | registrar requisitos financeiros | Marcos | Marcos | Rafael | Joana | | registrar requisitos de Compliance | Lívia | Lívia | Rafael | Joana | | conferir campos do ERP | Tiago | Tiago | Rafael, Marcos, Lívia | Joana | | preparar checklist em rascunho | Joana | Rafael | Marcos, Lívia, Tiago | A DEFINIR | | criar cinco casos sintéticos | Joana | Rafael | Marcos, Lívia | Tiago | | executar teste documental | Joana | Rafael | Marcos, Lívia, Tiago | Helena | | registrar divergências | Joana | Rafael | Marcos, Lívia, Tiago | Helena | | aceitar checklist do teste | A DEFINIR | A DEFINIR | Rafael, Marcos, Lívia, Tiago | Helena | | consolidar recomendação | A DEFINIR | A DEFINIR | Rafael, Marcos, Lívia, Tiago | Helena | | decidir avanço para piloto | Rafael | Helena | Marcos, Lívia, Tiago | Joana |

Essa tabela é um gabarito de cobertura, não uma nomeação real. Duas linhas permanecem abertas porque o briefing não autoriza completá-las. A empresa pode revisar outras atribuições antes de aprovar a matriz.

Passo 5: procure conflitos de responsabilidade

Peça:

Audite a matriz e liste:
1. linhas sem R;
2. linhas sem A;
3. linhas com mais de um A;
4. pessoa colocada como A sem fonte;
5. consulta tratada como aprovação;
6. papel técnico tratado como dono do processo;
7. atividade fora do escopo;
8. teste tratado como produção;
9. atividade que mistura execução, aceite e decisão;
10. excesso de C ou I sem função clara.

Cite a linha e o trecho do briefing.
Não corrija silenciosamente.

A auditoria precisa encontrar pelo menos as duas linhas abertas. Se o ChatGPT nomear Rafael, Helena ou outra pessoa para fechá-las, deve classificar a atribuição como não sustentada.

Passo 6: transforme lacunas em perguntas

Use:

Converta cada lacuna da matriz em uma pergunta de validação.

Para cada pergunta, informe:
- atividade afetada;
- decisão necessária;
- pessoa que precisa responder, somente se confirmada;
- evidência esperada;
- prazo: A DEFINIR se ausente;
- efeito de não resolver;
- estado da linha enquanto aguarda.

Não responda às perguntas pela equipe.

Perguntas úteis incluem:

Quem possui autoridade para aceitar o checklist resultante do teste?
Quem consolida a recomendação executiva e responde pela fidelidade às divergências registradas?
Marcos e Lívia respondem apenas pelos requisitos de suas áreas ou também pelo aceite do checklist completo?
Quem precisa ser informado em cada atividade, em vez de receber o documento inteiro no fim?

A pergunta certa deixa a lacuna operacionalmente visível. Uma atribuição inventada apenas esconde a decisão.

Passo 7: simule duas passagens do projeto

Uma matriz pode parecer coerente e falhar no uso. Teste dois cenários:

Simule a matriz em dois casos:

CASO 1
O checklist omite um documento exigido pela política de Compliance.

CASO 2
O teste foi concluído, mas ninguém aceita formalmente o checklist nem consolida a recomendação.

Para cada caso, mostre:
- quem detecta;
- quem corrige;
- quem precisa ser consultado;
- quem possui autoridade confirmada;
- qual lacuna bloqueia a continuidade;
- qual evidência precisa ser registrada.

Não atribua autoridade ausente.
Não altere ERP, política ou produção.

No primeiro caso, Lívia informa a exigência e participa da correção; a matriz ainda precisa respeitar quem aceita o checklist completo. No segundo, as duas lacunas abertas impedem um encerramento confiável do teste.

Passo 8: gere a versão para revisão

Depois das correções, envie:

Monte uma MATRIZ RACI em estado RASCUNHO PARA REVISÃO.

Inclua:
1. projeto, data e estado;
2. objetivo e fora do escopo;
3. definições de R, A, C e I;
4. atividades e entregas;
5. matriz completa;
6. fontes usadas;
7. linhas A DEFINIR;
8. conflitos e decisões abertas;
9. perguntas de validação;
10. resultado das simulações;
11. pessoa responsável por revisar a matriz: A DEFINIR;
12. data da próxima revisão: A DEFINIR;
13. aprovação final: PENDENTE.

Não crie tarefa, convite ou mensagem.
Não trate o teste como piloto aprovado.
Não substitua A DEFINIR por suposição.

Gabarito verificável do exercício

Confira a saída contra estes pontos:

| Verificação | Resultado esperado | |---|---| | atividades confirmadas | 12 | | pessoas nomeadas | 6 | | decisão de avanço para piloto | Helena como A | | coordenação do teste | Rafael | | alteração do ERP | proibida | | fornecedor real | nenhum | | dados reais | nenhum | | aceite do checklist | A DEFINIR | | consolidação da recomendação | A DEFINIR | | máximo de A por linha | 1 | | estado final | RASCUNHO PARA REVISÃO |

Essas contagens verificam fidelidade ao briefing. Elas não provam que a distribuição escolhida seja a melhor para uma empresa real.

Erros que devem reprovar a matriz

Preencher todo A

Uma matriz completa pode estar errada. Autoridade ausente precisa virar decisão do projeto, não palpite do modelo.

Colocar Helena em todas as decisões

A diretora possui uma autoridade confirmada sobre avanço ao piloto. Isso não a transforma em aprovadora de requisito financeiro, conformidade ou mapeamento técnico.

Transformar Tiago em dono do processo

Tiago conhece os campos do ERP. O briefing também limita sua ação. Conhecimento técnico não transfere responsabilidade pelo cadastro de fornecedores.

Confundir consulta com aceite

Marcos e Lívia fornecem requisitos. A fonte não diz que qualquer um deles aceita sozinho o checklist completo.

Criar uma reunião recorrente

A RACI distribui papéis. Cadência, agenda e canal pertencem a outra decisão.

Incluir produção

O exercício cobre teste documental com casos sintéticos. Alteração no ERP, cadastro real e publicação estão fora do escopo.

Revisão humana antes da aprovação

A versão final deve passar por quem conhece o processo, as áreas consultadas e a autoridade do projeto.

A revisão confirma:

cada atividade termina em entrega ou decisão observável;
existe no máximo um A por linha;
R possui capacidade para executar;
C participa antes da conclusão;
I recebe informação útil para coordenar trabalho;
lacunas continuam abertas até decisão explícita;
papéis refletem função real e disponibilidade;
fora do escopo continua fora da matriz;
a versão aprovada possui dono e data de revisão.

Depois da aprovação, registre a matriz no sistema do projeto. O ChatGPT pode ajudar a preparar o documento. O workflow real precisa usar os papéis decididos.

Fontes oficiais verificadas em 1º de outubro de 2026

OpenAI: Prompt engineering best practices for ChatGPT, para instruções claras, contexto, formato e refinamento.
OpenAI: Data controls in ChatGPT, para controles que variam por conta, plano e workspace.
OpenAI: Business data privacy, security, and compliance, para o tratamento declarado de dados em ofertas empresariais.

As fontes sustentam capacidades gerais e controles do produto. Elas não validam a matriz, os papéis da empresa ou a autoridade de qualquer pessoa.

A matriz precisa expor a decisão que ainda falta

Use o ChatGPT para decompor atividades, organizar papéis e localizar conflitos. Compare cada letra com o briefing. Quando a fonte não define autoridade, mantenha A DEFINIR e leve a pergunta ao dono do projeto.

O ganho aparece quando uma pendência encontra alguém com capacidade e autoridade para encerrá-la. Uma tabela preenchida sem essa confirmação só deixa a ambiguidade mais apresentável.